สำนักงานอัตโนมัติ

          สำนักงานอัตโนมัติ (automated office) คืออะไร เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารอย่างไร ทำไมจึงต้องให้ความสนใจกับสำนักงานอัตโนมัติ สำนักงานนี้จะไม่ใช้กระดาษเลยเป็นจริงได้หรือไม่ คำถามเหล่านี้มักจะได้ยินได้ฟังกันอยู่เสมอ
          ในสำนักงานแห่งหนึ่ง ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลการขายสินค้าแต่ละชนิดว่ามีแนวโน้มอย่างไรเพื่อวางแผนการขาย แผนกขายจะมีรายละเอียดความต้องการสินค้าของลูกค้า ยุทธวิธีการขาย และให้ข้อมูลการขายนี้แก่ฝ่ายการผลิตเพื่อเตรียมการผลิตสินค้า พร้อมทั้งส่งต่อให้พนักงานขายแต่ละคนเพื่อศึกษา จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ผู้จัดการฝ่ายเกี่ยวข้องกับข้อมูลและการติดต่อสื่อสาร ซึ่งถ้ามีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลและสื่อสารข้อมูลก็จะทำได้อย่างรวดเร็ว คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจ และเป็นสิ่งที่ทำให้สำนักงานเปลี่ยนเป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น และเมื่อมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในแผนกและหน่วยงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมีการต่อเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ ในการดำเนินงานของแผนกและหน่วยงานขององค์การจะมีการแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา เครือข่ายคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการดำเนินงานขององค์การ
          อุปกรณ์สื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานเป็นอย่างไรบ้าง การเริ่มต้นอาจมองไปที่ระบบโทรศัพท์ซึ่งบางสำนักงานมีตู้ชุมสายขนาดเล็กต่อเชื่อมโยงกับข่ายโทรศัพท์ขององค์การโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารทำได้ตั้งแต่เสียงพูด ภาพ โดยการใช้เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์โดยติดต่อผ่านโมเด็ม
          เมื่อพนักงานพิมพ์ดีดพิมพ์งานเอกสารโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลคำเสร็จ มีการเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นส่งแฟ้มข้อมูลให้ผู้จัดการผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน ผู้จัดการตรวจเอกสารแล้วส่งไปยังลูกค้าผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตซึ่งเชื่อมโยงต่อถึงกันโดยใช้ระบบเครือข่ายขององค์การโทรศัพท์
          ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีผลักดันให้ระบบการทำงานบางอย่างผันแปรไป ลองพิจารณาตัวอย่าง การซื้อขายหลักทรัพย์ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต้องแข่งขันกับเวลา เช่น เวลา 11.00 น. ทำการต่อเชื่อมโยงไมโครคอมพิวเตอร์เข้ากับศูนย์คอมพิวเตอร์ของตลาดหลักทรัพย์ เพื่อคัดลอกข้อมูลการซื้อขายหลักทรัพย์ทั้งหมด นำข้อมูลมาวิเคราะห์ในซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น โลตัส 123 เวลา 11.20 น. ทำการโอนย้ายข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมแสดงผลเป็นกราฟและรายงานผลออกเป็นรูปกราฟที่สวยงาม เวลา 11.30 น. ทำการติดต่อซื้อขายหลักทรัพย์จากตัวแทนขายหลักทรัพย์ จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ระบบสื่อสารข้อมูลด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มาก
          ภายในสำนักงานจึงเริ่มมีการวางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน การใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ผ่านสายโทรศัพท์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่อาจไม่เหมาะกับการรับส่งข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการความรวดเร็วเพื่อให้ทันการ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในมีหลายรูปแบบ แต่ที่นิยมใช้กันมาก คือ ระบบเครือข่ายแลน ระบบเครือข่ายแลนทำให้คอมพิวเตอร์ภายในระบบสามารถโอนย้าย คัดลอกข้อมูลกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบเครือข่ายแลนจึงเป็นเครือข่ายภายในที่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ด้วยอัตราที่เร็วกว่าการใช้โทรศัพท์ และมีข้อดี คือ การเชื่อมโยงระหว่างจุดต่าง ๆ อาจทำได้พร้อมกัน เช่น พนักงานขายหลายคนสามารถเรียกดูข้อมูลราคาสินค้าจากศูนย์ข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางในเวลาเดียวกันได้
          ระบบเครือข่ายแลนและชุมสายโทรศัพท์จึงเป็นตัวอย่างการติดต่อสื่อสารข้อมูลที่ใช้ในสำนักงานซึ่งทำให้ข้อมูล ณ จุดต่าง ๆ เชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนกันได้ ระบบเครือข่ายที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมโยงระหว่างระบบได้ เสมือนโทรศัพท์ที่ใช้งานอยู่นี้ทุกเครื่องทั่วโลกสามารถติดต่อถึงกันได้ทั้งหมด เราสามารถส่งโทรสารที่ใช้มาตรฐานเดียวกันไปยังเครื่องโทรสารเครื่องอื่นที่อยู่ปลายทางได้ทั้งโลกเช่นกัน

โรงเรียนสุโขทัยวิทยาคม สถาบันส่งเสริมการสอนวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ไทยกู๊ดวิว