โปรแกรมประมวลผลคำ

 

                                                                                                                              

โปรแกรมประมวลคำ

      โปรแกรมประมวลคำ หรือระบบจัดเตรียมเอกสาร (document
preparation system) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ประยุกต์ ใช้ในการผลิตเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ซึ่งรวมถึงกระบวนการเขียน แก้ไข
จัดรูปแบบ และพิมพ์ การประมวลคำอยู่ในการทำงานยุคแรกๆของคอมพิวเตอร์สำนักงาน

โปรแกรมประมวลคำเชิงพานิชย์ที่เป็นที่นิยมได้แก่ ไมโครซอฟท์ เวิร์ด เวิร์ดเพอร์เฟกต์ โปรแกรมโอเพนซอร์ส เช่นโอเพนออฟฟิศดอตอ็อก
ไรเตอร์
 และเคเวิร์ด และโปรแกรมประมวลคำออนไลน์เช่น กูเกิลดอกส์

           

ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ
 โปรแกรมประมวลผลคำแบ่งเป็น  2  ประเภท  คือ     

 1. เวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ทำงานด้านการพิมพ์เอกสาร
การสร้างตาราง การจัดหน้าเอกสาร การจัดคอลัมน์ การจัดรูปแบบอักษร (
Font) สามารถใส่ภาพกราฟิก (Graphic) หรือแผนภูมิ (Chart)
ลงในเอกสาร โปรแกรมที่นิยมใช้ได้แก่ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft
Word)

 2. เท็กซ์อิดิเตอร์ (Text Editor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำขนาดเล็ก
ใช้สำหรับการพิมพ์และแก้ไขเอกสาร คำสั่งต่าง ๆ ซึ่งมีรูปแบบการใช้งาน  เช่น
ลักษณะตัวหนา (
Bold)  ตัวเอียง (Italic) ขนาดตัวอักษรไม่มากเหมือนกับ เวิร์ดโพรเซสเซอร์
แต่สามารถพิมพ์ข้อความในเอกสาร เก็บบันทึก สั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้
เท็กซ์อิดิเตอร์ที่นิยมใช้ ได้แก่ โปรแกรม
WordPad  โปรแกรม Notepad

                                                                                                                                                                                                                                                                                          

ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ

        ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน
ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเครื่อฃพิมพ์ดีดมากขึ้น
ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนา
ความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์ (
Processor) และประสิทธิภาพการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ
เช่น ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์เกตต์ ที่มีความจำสูงขึ้นรวมถึงการผลิตเครื่องพิมพ์ (
Printer)
ความเร็วสูง
ประกอบกับราคาเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นทำให้สำนักงานต่างๆหันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการ
ประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ ตลอดจนรายงานได้อย่างรวดเร็ว
โดยสามารถจัดข้อความและ เลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ
รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา
นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ
ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้

 

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น
เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
สาารถค้นหาและเรียกใช้งานด้สะดวกและรวดเร็ว
 

2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร
เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก

3.ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น
ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน
ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว
ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก

4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร 
5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ
รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
 
6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง
เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้
หรือาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ
ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้

                                                        

 คุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลคำ

คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ
ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา
คุณสมบัติพื้นฐานต่าง ๆ
ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์
 เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลการควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร
การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย

เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้น
ช่วยให้ผู้ใช้งาน พิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า
การม้วนคำ (
Word Wrap)
ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดีผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความโดยไม่ต้องกังวลว่าข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้
เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อยก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่มีชื่งแฟ้มข้อมูลกำกับ
โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด

เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น
การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (
Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้น
ให้เลื่อนไปทางขวามือเพื่อให้มีช่องว่างสำหรับคำใหม่ หรือการเขียนทับ (
Overwrite) ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไปทับแทนคำ
หรือข้อความเดิมที่ผิด โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน
และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาและแทนที่คำ เพื่อช่วยให้สามารถไขคำต่าง ๆ
ได้เร็วขึ้น ด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง
  โปรแกรทก็จะทำการค้นหาและแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุกคำ

การควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น 
โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษรและย่อหน้าได้อย่างสวยงาม 
อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบและยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจและตามความเหมาะสมของเอกสาร
ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น
โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร
เช่นการกำหนดให้ข้อความในบรรทัดเริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกันหรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด
เป็นต้น

เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย   เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้หนึ่งฉบับ
พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่งที่จะเปลี่ยนแปลงข้อมูล
และสร้างแฟ้มข้อมูลสำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้
เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้นหรือจ่าหน้าซองจดหมาย
โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่ง
  ที่กำหนดไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน

ในปัจจุบัน โปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ
มีเครื่องมือต่าง ๆ ที่ช่วยในการพิมพ์ หรือสร่างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น
งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์
การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ
และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น
โปรแกรมประมวลผลคำจึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด
และสามารถใช้วานเสมือนโรงพิมพ์
ตั้งโต๊ะ

เพิ่มเติม

คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี 

การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำเบื้องต้น

 

 

 

                                                                                                               

 

 

 

 

 ช่วยด้วยครับ
นักเรียนที่สร้างบล็อก กรุณาอย่า
คัดลอกข้อมูลจากเว็บอื่นทั้งหมด
ควรนำมาจากหลายๆ เว็บ แล้ววิเคราะห์ สังเคราะห์ และเขียนขึ้นใหม่
หากคัดลอกทั้งหมด จะถูกดำเนินคดี
ตามกฎหมายจากเจ้าของลิขสิทธิ์
มีโทษทั้งจำคุกและปรับในอัตราสูง

ช่วยกันนะครับ 
ไทยกู๊ดวิวจะได้อยู่นานๆ 
ไม่ถูกปิดเสียก่อน

ขอขอบคุณในความร่วมมือครับ

อ่านรายละเอียด

สมาชิกที่ออนไลน์

ขณะนี้มี สมาชิก 2 คน และ ผู้เยี่ยมชม 258 คน กำลังออนไลน์

รายชื่อสมาชิกที่ออนไลน์

  • wts30118
  • sss29571