โปรแกรมประมวลผลคำ

 

                                                                                                                              

โปรแกรมประมวลคำ

      โปรแกรมประมวลคำ หรือระบบจัดเตรียมเอกสาร (document
preparation system) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ประยุกต์ ใช้ในการผลิตเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ซึ่งรวมถึงกระบวนการเขียน แก้ไข
จัดรูปแบบ และพิมพ์ การประมวลคำอยู่ในการทำงานยุคแรกๆของคอมพิวเตอร์สำนักงาน

โปรแกรมประมวลคำเชิงพานิชย์ที่เป็นที่นิยมได้แก่ ไมโครซอฟท์ เวิร์ด เวิร์ดเพอร์เฟกต์ โปรแกรมโอเพนซอร์ส เช่นโอเพนออฟฟิศดอตอ็อก
ไรเตอร์
 และเคเวิร์ด และโปรแกรมประมวลคำออนไลน์เช่น กูเกิลดอกส์

           

ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ
 โปรแกรมประมวลผลคำแบ่งเป็น  2  ประเภท  คือ     

 1. เวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ทำงานด้านการพิมพ์เอกสาร
การสร้างตาราง การจัดหน้าเอกสาร การจัดคอลัมน์ การจัดรูปแบบอักษร (
Font) สามารถใส่ภาพกราฟิก (Graphic) หรือแผนภูมิ (Chart)
ลงในเอกสาร โปรแกรมที่นิยมใช้ได้แก่ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft
Word)

 2. เท็กซ์อิดิเตอร์ (Text Editor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำขนาดเล็ก
ใช้สำหรับการพิมพ์และแก้ไขเอกสาร คำสั่งต่าง ๆ ซึ่งมีรูปแบบการใช้งาน  เช่น
ลักษณะตัวหนา (
Bold)  ตัวเอียง (Italic) ขนาดตัวอักษรไม่มากเหมือนกับ เวิร์ดโพรเซสเซอร์
แต่สามารถพิมพ์ข้อความในเอกสาร เก็บบันทึก สั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้
เท็กซ์อิดิเตอร์ที่นิยมใช้ ได้แก่ โปรแกรม
WordPad  โปรแกรม Notepad

                                                                                                                                                                                                                                                                                          

ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ

        ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน
ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเครื่อฃพิมพ์ดีดมากขึ้น
ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนา
ความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์ (
Processor) และประสิทธิภาพการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ
เช่น ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์เกตต์ ที่มีความจำสูงขึ้นรวมถึงการผลิตเครื่องพิมพ์ (
Printer)
ความเร็วสูง
ประกอบกับราคาเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นทำให้สำนักงานต่างๆหันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการ
ประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ ตลอดจนรายงานได้อย่างรวดเร็ว
โดยสามารถจัดข้อความและ เลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ
รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา
นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ
ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้

 

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น
เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
สาารถค้นหาและเรียกใช้งานด้สะดวกและรวดเร็ว
 

2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร
เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก

3.ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น
ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน
ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว
ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก

4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร 
5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ
รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
 
6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง
เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้
หรือาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ
ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้

                                                        

 คุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลคำ

คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ
ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา
คุณสมบัติพื้นฐานต่าง ๆ
ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์
 เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลการควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร
การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย

เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้น
ช่วยให้ผู้ใช้งาน พิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า
การม้วนคำ (
Word Wrap)
ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดีผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความโดยไม่ต้องกังวลว่าข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้
เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อยก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่มีชื่งแฟ้มข้อมูลกำกับ
โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด

เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น
การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (
Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้น
ให้เลื่อนไปทางขวามือเพื่อให้มีช่องว่างสำหรับคำใหม่ หรือการเขียนทับ (
Overwrite) ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไปทับแทนคำ
หรือข้อความเดิมที่ผิด โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน
และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาและแทนที่คำ เพื่อช่วยให้สามารถไขคำต่าง ๆ
ได้เร็วขึ้น ด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง
  โปรแกรทก็จะทำการค้นหาและแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุกคำ

การควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น 
โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษรและย่อหน้าได้อย่างสวยงาม 
อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบและยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจและตามความเหมาะสมของเอกสาร
ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น
โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร
เช่นการกำหนดให้ข้อความในบรรทัดเริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกันหรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด
เป็นต้น

เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย   เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้หนึ่งฉบับ
พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่งที่จะเปลี่ยนแปลงข้อมูล
และสร้างแฟ้มข้อมูลสำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้
เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้นหรือจ่าหน้าซองจดหมาย
โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่ง
  ที่กำหนดไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน

ในปัจจุบัน โปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ
มีเครื่องมือต่าง ๆ ที่ช่วยในการพิมพ์ หรือสร่างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น
งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์
การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ
และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น
โปรแกรมประมวลผลคำจึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด
และสามารถใช้วานเสมือนโรงพิมพ์
ตั้งโต๊ะ

เพิ่มเติม

คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี 

การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำเบื้องต้น

 

 

 

                                                                                                               

 

 

 

 

มหาวิทยาลัยศรีปทุม ผู้ใหญ่ใจดี
 
 

 ช่วยด้วยครับ
นักเรียนที่สร้างบล็อก กรุณาอย่า
คัดลอกข้อมูลจากเว็บอื่นทั้งหมด
ควรนำมาจากหลายๆ เว็บ แล้ววิเคราะห์ สังเคราะห์ และเขียนขึ้นใหม่
หากคัดลอกทั้งหมด จะถูกดำเนินคดี
ตามกฎหมายจากเจ้าของลิขสิทธิ์
มีโทษทั้งจำคุกและปรับในอัตราสูง

ช่วยกันนะครับ 
ไทยกู๊ดวิวจะได้อยู่นานๆ 
ไม่ถูกปิดเสียก่อน

ขอขอบคุณในความร่วมมือครับ

อ่านรายละเอียด

ด่วน...... ขณะนี้
พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2558 
มีผลบังคับใช้แล้ว 
ขอให้นักเรียนและคุณครูที่ใช้งาน
เว็บ thaigoodview ในการส่งการบ้าน
ระมัดระวังการละเมิดลิขสิทธิ์ด้วย
อ่านรายละเอียดที่นี่ครับ

 

สมาชิกที่ออนไลน์

ขณะนี้มี สมาชิก 1 คน และ ผู้เยี่ยมชม 592 คน กำลังออนไลน์

รายชื่อสมาชิกที่ออนไลน์

  • sss31365