รายวิชา ง30209  การจัดการธุรกิจด้วยระบบฐานข้อมูล                                            ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5/4

หน่วยการเรียนรู้ที่ 1  ฐานข้อมูลและระบบฐานข้อมูล                               

เรื่อง  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

ขั้นตอนและวิธีการจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

การจัดการข้อมูล  หมายถึง  งานที่กระทำกับข้อมูลอย่างเป็นขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต่การเก็บรวบรวม  การประมวลผล  การทำรายงาน  การนำไปใช้ ตลอดจนการจัดเก็บ จะได้สารสนเทศที่ต้องการใช้ และสามารถจัดเก็บเพื่อใช้งานในโอกาสต่อไป ดังนั้นในการทำงานใดๆ จำเป็นต้องมีขั้นตอนวิธีและเครื่องมือช่วยในการจัดการข้อมูล การจัดการข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยงานหลักต่อไปนี้

1.  การจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการประมวลผล

การจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการประมวลผล ประกอบด้วยงาน 3 งาน คือ

1.1  การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ที่มีความจำเป็นในการใช้งานจากแหล่งกำเนิดข้อมูล ซึ่งอาจมีหลายแหล่ง และอาจมีปริมาณข้อมูลมาก เช่น ข้อมูลประวัตินักเรียนแต่ละคนในชั้นเรียน ผลการสอบแต่ละวิชาของนักเรียนแต่ละคน ถ้าพิจารณางานประวัติข้อมูลนักเรียนและงานผลการสอบ จะพบว่าข้อมูลที่ต้องการบางส่วนจะเหมือนกัน เช่น ชื่อ-นามสกุลนักเรียน  เลขประจำตัวนักเรียน บางส่วนจะแตกต่างกัน เช่น งานผลการสอบไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับบิดามารดา หรือข้อมูลงานประวัตินักเรียนก็ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลผลการสอบวิชาต่างๆ ผู้ออกแบบต้องศึกษาให้ทราบว่างานแต่ละงานต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลอะไร เก็บจากแหล่งใด จัดเก็บอย่างใด และเก็บรวบรวมเวลาใด ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูลหลายรูปแบบ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการป้อนข้อมูล การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การอ่านข้อมูลจากการใช้ดินสอดำฝนในตำแหน่งต่างๆ ที่กำหนด

1.2  การตรวจสอบข้อมูล  เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้มา เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องน่าเชื่อถือ ถ้าพบว่าไม่ถูกต้องก็ทำการแก้ไขก่อนนำไปใช้ เช่น ตรวจสอบว่า เก็บข้อมูลนักเรียนในชั้นเรียนครบทุกคนหรือไม่ กรอกผลการสอบของนักเรียนครบทุกคนหรือไม่ หรือข้อมูลปีเกิดที่กรอกในประวัติถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือหรือไม่ การตรวจสอบเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะถ้ามีการนำข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือป้อนเข้าไปในคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล ก็จะได้สารสนเทศที่ไม่น่าเชื่อถือเช่นกัน การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การตรวจทาน  การสอบข้อมูลตามคุณสมบัติ ซึ่งอาจใช้เจ้าหน้าที่ทำการตรวจ หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ

1.3  การจัดเตรียมข้อมูล  เป็นการเตรียมข้อมูลที่ยังไม่อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้ เช่น การคัดลอกข้อมูลลงบนแบบฟอร์มให้เป็นระเบียบ ส่วนการจัดเตรียมสำหรับประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จะเป็นการป้อนข้อมูลเข้าคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างแฟ้มข้อมูลบันทึกบนแผ่นบันทึก ในการจัดเตรียมข้อมูลดังกล่าวก็ต้องมีการตรวจสอบว่าถูกต้องตามข้อมูลที่จัดเก็บ หรือถูกต้องตามคุณสมบัติของข้อมูลหรือไม่ และมีจำนวนครบถ้วนหรือไม่

2.  การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

2.1  การจัดแบ่งข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน  และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการเพื่อความสะดวกในการค้นหา

2.2  การจัดเรียงข้อมูล  เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อสะดวกในการประมวลผล การเรียกใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลแต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย

2.3  การสรุปผล  บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีขั้นตอนการสรุปผล หรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

2.4  การคำนวณ  ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

2.5  การประมวลผลข้อมูลในลักษณะอื่น  เป็นการนำข้อมูลที่มีอยู่มาทำการประมวลผลรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งนอกเหนือจากที่กล่าวมา เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ  เช่น  การเปรียบเทียบข้อมูล  การนำข้อมูลภาพหรือเสียงมาปรุงแต่งให้ได้คุณภาพที่ดี เป็นต้น

2.6  การทำรายงาน  เป็นการนำข้อมูล และสารสนเทศที่ประมวลผลได้มานำเสนอในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น การแสดงรายชื่อนักเรียนของชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5 การแสดงประวัติของนักเรียนชื่อนายขยัน  สมองใส

3.  การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

3.1  การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูล  หมายถึง  การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล  นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

3.2  การค้นหาข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำรวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

3.3  การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

3.4  การสื่อสาร  ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา