ใบความรู้ที่ 4 ม.5/4 ภาคเรียนที่ 2/2556 โรงเรียนบ้านหมอ "พัฒนานุกูล" จ.สระบุรี

รายวิชา ง30209 การจัดการธุรกิจด้วยระบบฐานข้อมูล ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5/4
หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 ฐานข้อมูลและระบบฐานข้อมูล
เรื่อง ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล
โครงสร้างแฟ้มข้อมูล
ในการประมวลผลข้อมูล จำเป็นต้องมีการจัดโครงสร้างข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการใช้งาน เช่น อาจารย์ประจำชั้นต้องการเก็บประวัติของผู้เรียนในชั้นเรียน ข้อมูลประวัติผู้เรียนทั้งหมดในชั้นอาจจะได้รับการจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร โดยประวัติของผู้เรียนแต่ละคนถูกบันทึกลงบนแผ่นกรอกประวัติ แผ่นกรอกประวัติแต่ละแผ่นจะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ ของผู้เรียนหนึ่งคน ดังนั้น เมื่ออาจารย์ต้องการข้อมูลของผู้เรียนคนใด ก็สามารถหยิบแผ่นประวัติของผู้เรียนคนนั้นจากตู้เก็บเอกสาร และหาข้อมูลที่ต้องการจากแผ่นประวัติของผู้เรียนได้ อาจเรียกแผ่นประวัติของผู้เรียนในชั้นทั้งหมดที่เก็บในตู้เก็บเอกสารว่าแฟ้มข้อมูลประวัติของผู้เรียนในชั้นแผ่นประวัติแต่ละแผ่นก็คือระเบียนข้อมูลประวัติผู้เรียน และข้อมูลแต่ละค่าบนแผ่นประวัติก็คือเขตข้อมูล
ข้อมูลที่จะประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ก็ต้องมีการจัดโครงสร้างข้อมูล แบ่งเป็น เขตข้อมูล ระเบียนข้อมูลและแฟ้มข้อมูล เช่นกัน อาจอธิบายความหมายของเขตข้อมูล ระเบียนข้อมูลและแฟ้มข้อมูลได้ดังต่อไปนี้
1. เขตข้อมูล (field) หมายถึง หน่วยข้อมูลหนึ่งที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อใช้เก็บค่าข้อมูลที่ต้องการ เช่น เขตข้อมูลชื่อถูกกำหนดขึ้นเพื่อใช้เก็บข้อมูลชื่อของผู้เรียน เขตข้อมูลเพศถูกกำหนดขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลเพศของผู้เรียน โดยทั่วไปในงานใดๆ มักต้องการใช้ข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลสำหรับการประมวลผลเสมอ เช่น งานประวัติผู้เรียนต้องการใช้ข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้เรียน ยกตัวอย่าง เช่น เขตข้อมูลชื่อ-นามสกุล เขตข้อมูลวันเดือนปีเกิด เขตข้อมูลชื่อบิดา เขตข้อมูลชื่อมารดา เขตข้อมูลชื่อผู้ปกครอง เขตข้อมูลที่อยู่ เป็นต้น ดังนั้นในการประมวลผลข้อมูลจึงต้องการข้อมูลในการประมวลผลหลายเขตข้อมูล
2. ระเบียนข้อมูล (record) หมายถึง กลุ่มของเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ระเบียนข้อมูลจึงประกอบด้วยเขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลขึ้นไป เช่น ระเบียนข้อมูลประวัติผู้เรียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลต่างๆ ซึ่งเป็นประวัติของผู้เรียนคนใดคนหนึ่ง โดยทั่วไปมักจะมีเขตข้อมูลบางเขตข้อมูลในระเบียนถูกกำหนดเป็นเขตข้อมูลอ้างอิง ซึ่งนำมาใช้ในการจัดเรียงระเบียนข้อมูลหรือใช้อ้างอิงสืบค้นระเบียนข้อมูลที่ต้องการ เช่น กำหนดให้เลขประจำตัวผู้เรียนเป็นเขตข้อมูลอ้างอิง ดังนั้น อาจใช้เลขประจำตัวผู้เรียนเพื่อหาประวัติของผู้เรียนที่มีเลขประจำตัวนั้น
3. แฟ้มข้อมูล (file) หมายถึง กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีเขตข้อมูลเหมือนๆ กัน ซึ่งประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป เช่น แฟ้มประวัติผู้เรียนในชั้นเรียน ประกอบด้วยระเบียนข้อมูลประวัติของผู้เรียนแต่ละคน ซึ่งประวัติเหล่านี้จะมีเขตข้อมูลต่างๆ ที่เหมือนกัน โดยเขตข้อมูลที่เหมือนกันในแต่ละระเบียนอาจเป็นค่าเหมือนกันหรือต่างกันก็ได้
ตัวอย่างการจัดโครงสร้างข้อมูลของโรงเรียนแห่งหนึ่งซึ่งมีการเก็บประวัติของผู้เรียนทุกคนในโรงเรียน ประวัติของผู้เรียนคนหนึ่งๆ จะบันทึกลงในระเบียนประวัติหนึ่งใบโดยประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อ-นามสกุล วันเดือนปีเกิด ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นตัวเลขหรือเป็นตัวหนังสือก็ได้
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลประวัติผู้เรียน
จากการจัดข้อมูลประวัติผู้เรียน อาจสรุปได้ว่า
ระเบียนประวัติของผู้เรียนทั้งหมด เรียกว่า แฟ้มข้อมูลประวัติผู้เรียนของโรงเรียน
ระเบียนประวัติของผู้เรียนแต่ละคน เรียกว่า ระเบียนข้อมูลประวัติผู้เรียน เช่น ระเบียนประวัติของผู้เรียนชื่อ แดง แข็งขัน
ข้อมูลแต่ละค่าในระเบียนประวัติ เรียกว่า เขตข้อมูลประวัติผู้เรียน ซึ่งอาจเป็นตัวเลขหรือตัวหนังสือ เช่น เขตข้อมูลเพศของแดง แข็งขัน มีค่าเป็น ชาย