รายวิชา ง30209  การจัดการธุรกิจด้วยระบบฐานข้อมูล                                            ระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 5/4

หน่วยการเรียนรู้ที่ 1  ฐานข้อมูลและระบบฐานข้อมูล                               

เรื่อง  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

โครงสร้างแฟ้มข้อมูล

ในการประมวลผลข้อมูล จำเป็นต้องมีการจัดโครงสร้างข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการใช้งาน เช่น อาจารย์ประจำชั้นต้องการเก็บประวัติของผู้เรียนในชั้นเรียน ข้อมูลประวัติผู้เรียนทั้งหมดในชั้นอาจจะได้รับการจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร โดยประวัติของผู้เรียนแต่ละคนถูกบันทึกลงบนแผ่นกรอกประวัติ แผ่นกรอกประวัติแต่ละแผ่นจะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ ของผู้เรียนหนึ่งคน ดังนั้น เมื่ออาจารย์ต้องการข้อมูลของผู้เรียนคนใด ก็สามารถหยิบแผ่นประวัติของผู้เรียนคนนั้นจากตู้เก็บเอกสาร และหาข้อมูลที่ต้องการจากแผ่นประวัติของผู้เรียนได้ อาจเรียกแผ่นประวัติของผู้เรียนในชั้นทั้งหมดที่เก็บในตู้เก็บเอกสารว่าแฟ้มข้อมูลประวัติของผู้เรียนในชั้นแผ่นประวัติแต่ละแผ่นก็คือระเบียนข้อมูลประวัติผู้เรียน และข้อมูลแต่ละค่าบนแผ่นประวัติก็คือเขตข้อมูล

ข้อมูลที่จะประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ก็ต้องมีการจัดโครงสร้างข้อมูล แบ่งเป็น เขตข้อมูล  ระเบียนข้อมูลและแฟ้มข้อมูล เช่นกัน  อาจอธิบายความหมายของเขตข้อมูล ระเบียนข้อมูลและแฟ้มข้อมูลได้ดังต่อไปนี้

1.  เขตข้อมูล (field)  หมายถึง  หน่วยข้อมูลหนึ่งที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อใช้เก็บค่าข้อมูลที่ต้องการ เช่น เขตข้อมูลชื่อถูกกำหนดขึ้นเพื่อใช้เก็บข้อมูลชื่อของผู้เรียน เขตข้อมูลเพศถูกกำหนดขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลเพศของผู้เรียน โดยทั่วไปในงานใดๆ มักต้องการใช้ข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลสำหรับการประมวลผลเสมอ เช่น งานประวัติผู้เรียนต้องการใช้ข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้เรียน ยกตัวอย่าง เช่น เขตข้อมูลชื่อ-นามสกุล  เขตข้อมูลวันเดือนปีเกิด  เขตข้อมูลชื่อบิดา  เขตข้อมูลชื่อมารดา  เขตข้อมูลชื่อผู้ปกครอง  เขตข้อมูลที่อยู่ เป็นต้น ดังนั้นในการประมวลผลข้อมูลจึงต้องการข้อมูลในการประมวลผลหลายเขตข้อมูล

2.  ระเบียนข้อมูล (record)  หมายถึง  กลุ่มของเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ระเบียนข้อมูลจึงประกอบด้วยเขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลขึ้นไป เช่น ระเบียนข้อมูลประวัติผู้เรียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลต่างๆ ซึ่งเป็นประวัติของผู้เรียนคนใดคนหนึ่ง โดยทั่วไปมักจะมีเขตข้อมูลบางเขตข้อมูลในระเบียนถูกกำหนดเป็นเขตข้อมูลอ้างอิง ซึ่งนำมาใช้ในการจัดเรียงระเบียนข้อมูลหรือใช้อ้างอิงสืบค้นระเบียนข้อมูลที่ต้องการ เช่น กำหนดให้เลขประจำตัวผู้เรียนเป็นเขตข้อมูลอ้างอิง ดังนั้น อาจใช้เลขประจำตัวผู้เรียนเพื่อหาประวัติของผู้เรียนที่มีเลขประจำตัวนั้น

3.  แฟ้มข้อมูล (file)  หมายถึง  กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีเขตข้อมูลเหมือนๆ กัน ซึ่งประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป เช่น แฟ้มประวัติผู้เรียนในชั้นเรียน ประกอบด้วยระเบียนข้อมูลประวัติของผู้เรียนแต่ละคน ซึ่งประวัติเหล่านี้จะมีเขตข้อมูลต่างๆ ที่เหมือนกัน โดยเขตข้อมูลที่เหมือนกันในแต่ละระเบียนอาจเป็นค่าเหมือนกันหรือต่างกันก็ได้

ตัวอย่างการจัดโครงสร้างข้อมูลของโรงเรียนแห่งหนึ่งซึ่งมีการเก็บประวัติของผู้เรียนทุกคนในโรงเรียน ประวัติของผู้เรียนคนหนึ่งๆ จะบันทึกลงในระเบียนประวัติหนึ่งใบโดยประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อ-นามสกุล  วันเดือนปีเกิด ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นตัวเลขหรือเป็นตัวหนังสือก็ได้

ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลประวัติผู้เรียน

จากการจัดข้อมูลประวัติผู้เรียน อาจสรุปได้ว่า

ระเบียนประวัติของผู้เรียนทั้งหมด  เรียกว่า  แฟ้มข้อมูลประวัติผู้เรียนของโรงเรียน

ระเบียนประวัติของผู้เรียนแต่ละคน  เรียกว่า  ระเบียนข้อมูลประวัติผู้เรียน  เช่น  ระเบียนประวัติของผู้เรียนชื่อ  แดง  แข็งขัน

ข้อมูลแต่ละค่าในระเบียนประวัติ  เรียกว่า  เขตข้อมูลประวัติผู้เรียน ซึ่งอาจเป็นตัวเลขหรือตัวหนังสือ เช่น เขตข้อมูลเพศของแดง  แข็งขัน  มีค่าเป็น  ชาย