ระบบสารสนเทศ

รูปภาพของ pbs7920

ระบบสารสนเทศ

                                   

 

 

     -ความหมายของระบบสารสนเทศ

  ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์
มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็น
สารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว
และถูกต้อง

       -เป้าหมายของระบบสารสนเทศ

 เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Work Efficiency )
                       องค์กรสามารถนำระบบสารสนเทศมาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ภายใต้สภาวะที่มีกำลังคนและกำลังการผลิตที่เท่าเดิม แต่ปริมารงานที่ทำมีมากขึ้น
การนำระบบสารสนเทศมาใช้จะช่วยทำให้ทำงานสะดวก รวดเร็ว และมีความถูกต้องมากขึ้นเพิ่มผลิตให้แกองค์กร (Increase Productivity )
           ตัวอย่างเช่นมีการนำระบบควบคุมการผลิตมาใช้ ทำให้องค์กรสามารถผลิต
สินค้าหรือบริการได้มากขึ้นทเพียงพอต่อความต้องการของตลาดเป็นต้น เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกค้า (Increase service Quality )
                         ระบบสารสนเทศถูกนำมาใช้พัฒนาการใฟห้บริการลูกค้า เพื่อเพิ่ม
ความพึงพอใจในการใช้บริการของลูกค้า เช่น ระบบสอบถามและจองตั๋วเครื่องบินผ่าน
อินเตอร์เน็ต โดยที่ไม่ต้องเดินททางมาเอง เป็นต้นเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน (Increase Competitive Advantage )
                        ข้อมูลนับว่ามีความสำคัญมาก ในทางธุรกิจ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมี
การบริหารจัดการข้อมูลที่ดี เพื่อนำเอาข้อมุลเหล่านั้นมาใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ
เพื่อ นำมาพัฒนา ปรับปรุงองค์กร

         -ระดับของสารสนเทศ

        สารสนเทศมี 3 ระดับ ดังนี้
1. ระดับบน เป็นสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงขององค์การที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับกับแผน นโยบาย พันธกิจ เป้าประสงค์ เป้าหมาย
และกลยุทธ์ขององค์การ
2. ระดับกลาง เป็นสารสนเทศสำหรับผู้จัดการ หรือผู้บริหารระดับกลางขององค์การที่มีการแปลงกลยุทธ์ ที่จะนำ ไปสู่การบรรลุเป้าหมายของ
องค์การ โดยแปลงกลยุทธ์ออกมาเป็นแนวปฏิบัติ หรือแผนปฏิบัติงาน หรือกิจกรรมต่างๆ
3. ระดับล่าง เป็นสารสนเทศของผู้ปฏิบัติงานที่มีกรรมวิธีการดำเนินงาน หรือการปฏิบัติงานตามแนวทางที่ได้ มีการกำหนด โดยผู้บริหารระดับกลาง

           -ประเภทของสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 6 ประเภท คือ

1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
     ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบรายรับ – จ่ายสินค้า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ
     - ลดจำนวนพนักงาน
     - องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว
     - ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

คุณสมบัติของระบบ MIS คือ
     - ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
     - ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
     - ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
     - ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร
     - ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
     ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
     - ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
     - ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
     - ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
      - ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
     - ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
     - ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
     - ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
     - ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
     - ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
     - ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)
     ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกันทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

คุณสมบัติของระบบ EIS
     - มีการใช้งานบ่อย
     - ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
     - ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
     - การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
     - การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน
     - ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
     - การใช้งานภาพกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
     - ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด

ข้อดีของระบบ EIS
     1. ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน
     2. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
     3. ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ
     4. ทำให้สามารถเข้าในสารสนเทศได้ดีขึ้น
     5. มีการกรองข้อมูลให้ประหยัดเวลา
     6. ทำให้ระบบสามารติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

ข้อด้อยของระบบ EIS
     1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน
     2. อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป
     3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ
     4. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้
     5. ระบบอาจนะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
     6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
     7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)
     ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
     1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E – mail , FAX
     2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video - Conferencing)

สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ
     1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
     2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
     3. Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
     4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก


6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)
     ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Bass) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) ซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

              -องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน การจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือ ระดับองค์การ ไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีก รวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดไม่ได้คือ 

            1.ฮาร์ดแวร์  ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ

             2. ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่าง ๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนชอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ เป็นต้น ซอฟต์แวร์สามารถแบ่งได้เป็น 2 ชนิด คือ

ซอฟต์แวร์ระบบ หมายถึง โปรแกรมทุกโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับส่วนประกอบต่าง ๆ ของฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ และอำนวยเครื่องมือสำหรับทำงานพื้นฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฮาร์ดแวร์

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ จะเป็นโปรแกรมที่ทำให้คอมพิวเตอร์สามารถทำงานต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ไม่ว่างานด้านการจัดทำเอกสาร การทำบัญชี การจัดเก็บข้อมูลข่าวสาร ตลอดจนงานทุก ๆ ด้านตามแต่ผู้ใช้ต้องการ จนสามารถกล่าวได้ว่าซอฟต์แวร์ประยุกต์ก็คือซอฟต์แวร์ที่ทำให้เกิดการใช้งานคอมพิวเตอร์กันอย่างกว้างขวาง และทำให้คอมพิวเตอร์เป็นปัจจัยที่ไม่สามารถขาดได้ในยุคสารสนเทศนี้

ในองค์กรขนาดใหญ่หรืองานที่มีความต้องการเฉพาะด้าน การจัดหาซอฟต์แวร์มาใช้งานจะใช้วิธีพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง หรือว่าจ้างบริษัทซอฟต์แวร์เพื่อทำซอฟต์แวร์เฉพาะงานให้ซอฟต์แวร์ขึ้นมาใช้เอง ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะเรียกว่าซอฟต์แวร์เฉพาะงาน (Tailor Made software) มีข้อดีคือมีความเหมาะสมกับงานและสามารถแก้ไขตามความต้องการได้ ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาสำหรับการพัฒนา ปัจจุบันนี้จึงมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เขียนขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับงานทั่ว ๆ ไป วางจำหน่ายเป็นชุดสำเร็จรูปเรียกว่าซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Software Package)

              3.ข้อมูล ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การ ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ

        4.บุคลากร บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใด โอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์การที่มีความซับซ้อนมาก อาจจะต้องใช้บุคคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์ โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

        5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยงข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอน การปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อเครื่องมือชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเล่านี้ต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานให้ชัดเจน 

                 -การพัฒนาระบบสารสนเทศ

การพัฒนาระบบสารสนเทศ 1

                คือ           ระบบสารสนเทศสามารถแยกย่อยได้มากมาย เป็นระบบประมวลผลข้อมูลระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือระบบผู้เชี่ยวชาญซึ่งระบบสารสนเทศแต่ละชนิดจะมีความแตกต่างกันในการดำเนินงาน การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ใช้เทคนิคการศึกษา การวิเคราะห์และการออกแบบระบบสารสนเทศขององค์การให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

                จุดประสงค์ต้องการจะพัฒนาระบบสารสนเทศ

-          เพื่อที่จะประชาสัมพันธ์องค์กรหรือหน่วยงานให้ทันเทคโนโลยีสมัยใหม่

-          เพื่อที่จะพัฒนาระบบการปฏิบัติงานหรือต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงองค์กรหรือหน่วยงานที่ดียิ่งขึ้น

-          เพื่อที่สร้างภาพลักษณ์ให้เท่าเทียมกับหน่วยงานอื่นๆ

ขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ

1.       การสำรวจเบื้องต้น  (Prelininary  Lnvestigaition)  เป็นการวิเคราะห์ปัญหาและความต้องการของลูกค้าว่าต้องการอะไรบ้าง ต้องการที่จะให้ทางร้านเสริมเติมแต่งอะไรบ้างเพื่อที่ลูกค้าจะได้สะดวกแก่การใช้บริการทางร้าน และวิธีดำเนินงานว่าเป็นอย่างไร ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เช่น ราคาถ่ายภาพสูงขึ้น  เพราะสาเหตุอะไร การที่เราสำรวจเบื้องต้นทำให้รู้ถึงความคิดของลูกค้า และจะได้นำเอาสิ่งนั้นมาปรับปรุงแก้ไขในระบบสารสนเทศและระบบปฏิบัติงานต่อไป

2.       การวิเคราะห์ความต้องการ ( Requirement  Analysis)  (SWOT)

        จุดด้อยของทางร้าน

-          ยังมีบุคลากรไม่เพียงพอ

-          อุปกรณ์บางอย่าง เช่น กล้อง เครื่องพิมพ์ภาพยังไม่ทันสมัย

-          ยังไม่มีสัญลักษณ์ หรือ โลโก้ แสดงเอกลักษณ์ของร้าน

-          การประชาสัมพันธ์ร้านยังไม่ทั่วถึง

-          จัดสัดส่วนร้านยังไม่ลงตัวเท่าที่ควร

        จุดเด่น

-          บริเวณร้านสามารถมองเห็นได้ง่ายเนื่องจากติดถนนสายหลัก

-          มีข้อมูลเกี่ยวกับราคาให้ลูกค้าได้เห็นอย่างชัดเจน

-          เป็นร้านถ่ายรูปที่ครบวงจร  เช่น ถ่ายภาพในและนอกสถานที่ ชุดให้เช่า ของชำร่วย ฯลฯ

-          พนักงานยิ้มแย้มแจ่มใสทุกครั้ง

-          มีข้อมูล แพ็คเก็จให้เลือกมากมาย

วิกฤตการที่เข้ามาเกี่ยวข้อง

-          ราคาอุปกรณ์บางชนิดได้เพิ่มสูงขึ้น เนื่องจากราคาน้ำมันและเศรษฐกิจทางการเมืองได้เปลี่ยนแปลง  จึงส่งผลกระทบต่อราคาสิ้นค้าบางชนิดและส่งผลกระทบต่อลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการด้วย

สิ่งที่เข้ามากระทบ

-          มีการแข่งขันด้านราคาสิ้นค้า เช่น ตัดราคาสิ้นค้าบางชนิด

-          มีการใช้โปรโมชั่นที่เราไม่สามารถทำได้เพราะเนื่องจากขาดทุน

-          ปัจจุบันมีร้านที่เปิดในบริเวณเดียวกันมากมาย จึงทำให้มีการแย่งลูกค้ากันเกิดขึ้น

โอกาส

-          เมื่อทำระบบสารสนเทศแล้วก็อาจจะมีลูกค้าจากต่างจังหวัดมากยิ่งขึ้น

-          เป็นที่รู้จักกันในวงการถ่ายภาพกันมากขึ้น

-          สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับทางด้านมากยิ่งขึ้น

-          ผู้ชมสามารถรับรู้ข่าวสารผ่านทางเว็บไซต์ได้โดยตลอดเวลา

3.การออกแบบระบบ (System Design)

                การออกแบบมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สนองกับความต้องการของลูกค้าที่ทันเทคโนโลยี สามารถที่จะสั่งจองหรือดูข้อมูลบางส่วนผ่านทางเว็บของทางร้านโดยไม่ต้องกดโทรศัพท์ถาม เพื่อไม่ให้เสียเวลา การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ ข้อมูลในที่นี้ คือ ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับทางร้านว่ามีอะไรบ้าง เป็นร้านเกี่ยวกับอะไร ตั้งอยู่ที่ใหน เบอร์โทรติดต่อ จากนั้นก็รวบรวมฐานข้อมูล เพื่อที่จะจัดการข้อมูลให้ผู้ที่สนใจเข้ามาหาข้อมูลเกี่ยวกับทางร้าน เราจะนำข้อมูลต่าง ๆ ไปจัดการลงโปรแกรมที่เราได้สร้างบล็อกไว้แล้วเมื่อข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้วที่เราเรียกว่ากระบวนการทำงาน ซึ่งลิงค์เข้ากับเครือข่าย เพื่อที่จะสร้างเว็บเพจเป็นของร้านเราเอง

4.การจัดหาอุปกรณ์

                สิ่งที่ยิ่งไม่มี

-          เครื่องปริ้นภาพขนาดใหญ่

-          เครื่องปริ้นผ้าไวนิลขนาดใหญ่

-          กล้องดิจิตอล  (ที่ใช้ถ่ายภาพหมู่ กล้องหมุน )

5.การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

                การติดตั้งระบบสารสนเทศ ผู้ติดตั้งต้องพัฒนาระบบตลอดเวลา เช่น ทางร้านมีข่าวอะไรบ้าง มีโปรโมชั่นอะไรประจำเดือน เพื่อที่จะแจ้งให้ลูกค้าหรือผู้ที่เข้ามาชมเว็บเราทราบถึงข่าวของทางร้าน การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศของทางร้าน ผู้ติดตั้งระบบ ต้องรักษาหรือป้องกัน การสูญหายของข้อมูลโดยที่เราไม่ได้ทำอะไรเลยและต้องปรับเปลี่ยนระบบอยู่ตลอดเวลา เพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซากจำเจแก่ผู้ใช้งานระบบ

ข้อมูลสารสนเทศ

 

 

 

 

     -ความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ

ความสำคัญของ ข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ และปัญญา

สำคัญหมายความว่าเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดประโยชน์ หรือเป็นส่วนประกอบหลักข้อมูล
สารสนเทศความรู้และปัญญา มีความสำคัญต่อมนุษย์เพราะเป็นสิ่งจำเป็นที่มนุษย์ต้องใช้ในการดำรงชีพ หากขาดสิ่งเหล่านี้แล้วอาจกล่าวได้ว่า มนุษย์ไม่สามารถดำรงชีพอยู่ได้ เช่น ถ้ามนุษย์ขาดความรู้ว่าสิ่งใดใช้กินเป็นอาหารได้ไม่เป็นอันตราย สิ่งใดใช้เป็นอาหารไม่ได้ ก็จะทำให้มนุษย์มีอันตรายจากการไม่สามารถหาอาหารกินได้และอาจกินสิ่งที่เป็นพิษเข้าไปถึงตายได้
นอกจากข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ และปัญญา จะช่วยให้คนรักษาชีวิตได้รอดปลอดภัยแล้ว ยังช่วยให้คนพัฒนาชีวิตความเป็นอยู่ให้มีความสะดวกสบายยิ่งขึ้นได้อีกมาก ถ้าตัวอย่างรอบตัวเราในโลกที่มนุษย์สามารถค้นคิด ประดิษฐ์ สร้างเครื่องใช้ ที่อยู่อาศัย ยานพาหนะเดินทาง เครื่องมือติดต่อสื่อสาร และรูปแบบศิลปะการบันเทิงต่าง ๆ มากมาย ล้วนเป็นผลเนื่องมาจากการใช้ข้อมูล สารสนเทศ ความรู้และปัญญาทั้งนั้น
หากกล่าวโดยความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์แล้ว ข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ ปัญญา ยังใช้เพื่อช่วยเหลือผู้อื่นทั้งเพื่อมนุษย์ด้วยกัน และสัตว์อื่นได้อย่างดีอีกด้วย ดังจะเห็นประจักษ์ได้ จากการที่มนุษย์มีการ สอน ฝึกอบรม บอกต่อ ถ่ายทอด ข้อมูล สารสนเทศ และความรู้คู่กัน ทั้งโดยตรงและโดยอ้อมตลอดเวลา ดังนั้นจึงสามารถสรุปได้ว่า ข้อมูล สารสนเทศ ความรู้และปัญญามีความสำคัญต่อมนุษย์ 3 ด้านใหญ่ ๆ คือ
1. ช่วยให้มนุษย์รักษาชีวิตของตนเองให้อยู่รอดปลอดภัย
2. ช่วยให้มนุษย์พัฒนาความเจริญก้าวหน้าให้ชีวิตมนุษย์มีความสะดวกสบายและ มีความสุขยิ่งขึ้น
3. เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้ให้ความช่วยเหลือเกื้อกูลและร่วมกันแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ทุกอย่างที่ มนุษย์ทุกคนต้องต้องเผชิญ

       -ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

ความหมายของข้อมูล (data) สารสนเทศ (Information) และเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)


กล่าวกันว่าในปัจจุบันนี้โลกเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร สารสนเทศ (Information) มีความจำเป็นทั้งภาครัฐและเอกชน จะต้องอาศัยสารสนเทศเข้ามาช่วยในการตัดสินใจ (Make decision) การตัดสินใจเป็นกิจกรรมที่สำคัญจะต้องตัดสินใจให้ถูกต้องและรวดเร็ว การตัดสินใจที่ล่าช้าจะก่อให้เกิดผลเสียตามมามากมาย อาจทำให้เกิดการสูญเสียโอกาสในการแข่งขันหรือการแก้ปัญหาในระดับชาติ (ประสงค์ ปราณีตาพลกลังและคณะ : 2541 : 1) จากคำกล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่าสารสนเทศ (Information) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญยิ่งในยุคของสังคมโลกปัจจุบัน ดังนั้นจึงจำเป็นยิ่ง ที่นักการศึกษาในฐานะที่จะต้องเป็นผู้เกี่ยวข้องกับการให้ความรู้แก่ผู้อื่น จะต้องมีความเข้าใจในเรื่องของสารสนเทศ เมื่อกล่าวถึงสารสนเทศ (Information) สิ่งแรกที่ควรจะต้องกล่าวถึงก็คือ ข้อมูล (Data) ซึ่งเป็นพื้นฐานของสารสนเทศ

ข้อมูล (Data) พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2525 ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริงสำหรับใช้เป็นหลักในการอนุมานหาความจริงหรือการคำนวณ ข้อมูลจึงมีความหมายในลักษณะที่เป็นข้อมูลดิบ (Raw data) เรียกได้ว่าเป็นสิ่งที่ได้จากการสังเกตปรากฎการณ์การกระทำหรือลักษณะต่าง ๆ ของวัตถุ สิ่งของ คน สัตว์ หรือพืช แล้วบันทึกไว้เป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ภาพหรือเสียง (อ้างใน วิเศษศักดิ์ โคตรอาษา : 2542 : 1)

สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่นำมาสรุปประมวลผล ดำเนินการทางสถิติ เปรียบเทียบหรือดำเนินการโดยวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้ผู้รับได้เข้าใจความเป็นไปหรือสถานการณ์ของสิ่งที่มีสารสนเทศนั้นเป็นตัวแทน (ครรชิต มาลัยวงศ์ : 1998 : 20) วาสนา สุขกระสานติ ใน (2541 : 6-1) ได้ให้ความหมายของคำว่า สารสารเทศ (Information) ว่าหมายถึง "ข่าวสารที่ได้จากการนำข้อมูลดิบ (Raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที" ครรชิต มาลัยวงศ์ (1998:20) ได้กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีกลุ่มหนึ่งที่มีประโยชน์ในการจัดทำสารสนเทศและส่งสารสนเทศนั้นให้ถึงมือผู้รับ วศิน ธูปประยูร (อ้างในสานิตย์ กายาผาด : 2542 : 2) กล่าวว่า "เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีใหม่ที่ใช้ในการประมวลผลสารสนเทศได้แก่ ไมโครคอมพิวเตอร์ เครื่องประมวลผลคำ และเครื่องที่สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติอื่น ๆ เครื่องสมองกลเหล่านี้เป็นนวัตกรรมของมนุษย์ที่สร้างสรรขึ้นมา เพื่อรวบรวมผลิตสื่อสาร บันทึก เรียบเรียงใหม่แสดงผลประโยชน์จากสารสนเทศ" มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (อ้างในสานิตย์ กายาผาด : 2542 : 3) กล่าวถึง เทคโนโลยีสารสนเทศว่าหมายถึง "เทคโนโลยีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ เริ่มจากเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บ ประมวลผล แสดงผลและเผยแพร่สารสนเทศในรูปของข้อมูล ข้อความหมายและเรื่องโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม" วาสนา สุขกระสานติ (2541:6-1) ได้กล่าวถึงเทคโนโลยีสารสนเทศว่า หมายถึง "กระบวนการต่าง ๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง 1) เครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ ซึ่งส่วนมากแล้วจะหมายถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์โทรคมนาคมต่าง ๆ รวมทั้งซอฟแวร์ทั้งแบบสำเร็จรูป และแบบพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จัดเป็นเครื่องมือสมัยใหม่และใช้เทคโนโลยีระดับสูง (High Technology) 2) กระบวนการในการนำเอาเครื่องมือต่าง ๆ มาใช้งาน เพื่อรวบรวมจัดเก็บ ประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป พิจารณาจากคำจำกัดความดังกล่าวข้างต้น เมื่อมองสภาพวิวัฒนาการของเทคโนโลยีในปัจจุบันจะเห็นได้ว่า เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม มีบทบาทเป็นอย่างมากสำหรับโลกแห่งข้อมูลสารสนเทศในปัจจุบัน ครรชิต มาลัยวงศ์ (1998:20) กล่าวถึงยุคก่อนคอมพิวเตอร์ว่า "ไอ ที หมายถึง เทคโนโลยีการพิมพ์ กล้องถ่ายรูป เครื่องพิมพ์ดีด โทรเลขและโทรศัพท์ พอมาถึงยุคนี้ นักวิชาการหลายคนพอใจที่จะให้คำนิยามไอที ให้เหลือเพียงเป็นการผสมผสานกัน ระหว่างเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กับเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม และบางคนไปไกลถึงกับขอเปลี่ยนชื่อเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ว่าเป็น เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร (Information and Communication Technology) เรียกย่อ ๆ ว่า ICT" นอกจากนี้แล้ว ครรชิต มาลัยวงศ์ ยังวิเคราะห์ต่อไปว่าหากจะแยกย่อยเทคโนโลยีสารสนเทศออกเป็นส่วน ๆ แล้ว จะเห็นว่า คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หรือเครื่องมือสำหรับจัดเก็บบันทึกและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หรือจัดทำเป็นรายงานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำ แต่เมื่อจัดทำแล้วไม่สามารถส่งไปยังผู้ต้องการใช้อย่างรวดเร็ว รายงานเหล่านี้ก็ไม่เกิดประโยชน์ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคมเข้ามาช่วยให้สามารถส่งสารสนเทศ หรือรายงานที่จัดทำขึ้นนั้นไปยังผู้รับได้โดยตรงและทันที จากคำจำกัดความดังกล่าวของข้อมูล (Data) สารสนเทศ (Information) และเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) แล้ว พอจะจัดความสัมพันธ์ของทั้ง 3 ส่วน ได้ดังนี้

 

         -คุณสมบัติของขอมู้ลที่ดี

 การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้

๑) ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก คนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

๒) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้

๓) ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

๔) ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

๕)  ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

 

 

           -การทำข้อมูลเป็นสารสนเทศ

การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้

๑) ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก คนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

๒) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้

๓) ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

๔) ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

๕)  ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องกา

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งานจำเป็นต้องอาศัยเทคโนดลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและ ตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน


การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
1) การเก็บรวบรวมข้อมูลเป็น เรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียน เรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ

2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีกการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าใน ระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลลาดต้องแก้ไข การตวจสอบข้อมูลมีหลายวิะ เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลชุดสองคนป้อนข้อมูลชุดเดีวยกัน เข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน


การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

1)การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งกลุ่มแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูล ในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียนสมุดโทรศัพย์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสิ้นค้าและบริการเพื่อความสะดวกในการค้นหา

2)การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้วควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรื่อเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประ หยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงฃ้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรชข้อมูลผู้แต่งหรือหนังสือในตู้รับรายการของห้องสมุดตามตัวอักษรการจัดเรียงเชื่อคนในสมุดรายนามผู้ ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย

3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมากจำเป็นต้องมีการสรุปผล หรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้ อาจสื่อความหมายได้ดีกว่าเช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแตละชั้น

4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนี้การสสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึง อาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
ประกอบด้วย

1) การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

2) การค้นหาข้อมูลข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

3) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว หหรหือนำไปแจกจ่ายในภายหหลังจึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อ การทำสำเนาหรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

4)การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การ ส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา ปัจจุบันผู้บริหารต้องสามารถปฎิบัติงานให้รวดเร็วขึ้น เพื่อตอบสนองต่อการแข่งขันตลอดจนการผลักดันของสังคมที่มีการใช้ระบบสื่อสาร ข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น การแข่งขันในธุรกิจจึงมากขึ้นตามลำดับ มีการใช้เทคนิคทางคอมพิวเตอร์มาวิเคราะห์ แยกแยะ และจัดสรรข้อมูลให้เป็น สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ทำให้คอมพิวเตอร์มีความสามารถมากขึ้น มีขนาดเล็กลง และราคาถูกลง การนำคอม เตอร์ มาใช้งานจึงแพร่หหลายอย่างรวดเร็ว ตลอดจนระบบสื่อสารก้าวหน้ายิ่งขึ้น ซี่งเป็นผลทำให้ระบบข้อมูลขององค์การที่ใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ มีประสิทธิภาพมากขึ้น แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการ การวิเคราะห์นี้จะได้จาก การสอบถามความต้องการ ซึ่งจะทำให้ทราบว่าควรจะจัดโครงสร้างข้อมูลนั้นไว้ในระบบหรือไม่ ถ้าจัดเก็บจะประกอบด้วยข้อมูลอะไร มีรายละเอียด อะไร ตอบสนองการใช้งานได้อย่างไร คำถามที่ใช้ในการสำรวจอาจประกอบด้วย

1. ข้อมูลอะไรบ้างที่มีใช้อยู่ในขณะนี้ เช่น แบบฟอร์ม รายงานหรือเอกสารฯลฯ ดูโครงสร้างเอกสาร หรือข่าวสาร ตลอดจนการไหลเวียนของเอกสาร
2. ข้อมูลอะไรที่จะจัดทำขึ้นได้ในขณะนี้ ซึ่งได้แก่ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือสามารถจัดเก็บได้

3. ข้อมูลอะไรที่ควรจะมีใช่เพิ่ม เพื่อให้ได้ระบบ และเป็นคำตอบที่จะตอบสนองผู้ใช้ในระดับต่างๆ ได้

4. ข้อมูลอะไรที่หหน่วยงานหรือส่วนต่าง ๆขององค์การต้องการ โดยดูจากคำถามที่หน่วยงานต่าง ๆ ถามมา

5.ข้อมูลมีความถี่ของการใช้และมีปริมาณเท่าไรควรมีการตรวจสอบ

6. รูปแบบของการประมวลผล ควรมีการประมวลผลอะไรให้ได้ผลสลัพธ์อย่างไร

7.ใครรับผิดชอบข้อมูล ข้อมูลบางตัวจำเป็นต้องมีผู้ดูแล

http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/pichai_l/it01/itgoal.htm 

http://bankcom.blogspot.com/2008/01/blog-post_21.html

http://tsl.tsu.ac.th/file.php/1/courseware/aa_2/lesson02/lesson2-2.htm

http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/pichai_l/it01/itsystem.htm

http://www.geocities.com/buasai_28/page_5.htm

http://lib.kru.ac.th/eBook/4000111/doc1-4.html

http://www.nrru.ac.th/preelearning/rungrot/page13004.asp

http://teacher.skw.ac.th/salunyar/40102/unit_01/p_108.htm

http://www.geocities.com/rsstudent2002/file4.html

http://www.chakkham.ac.th/technology/homepage/page1.html

 

 

 

 

มหาวิทยาลัยศรีปทุม ผู้ใหญ่ใจดี
 

 ช่วยด้วยครับ
นักเรียนที่สร้างบล็อก กรุณาอย่า
คัดลอกข้อมูลจากเว็บอื่นทั้งหมด
ควรนำมาจากหลายๆ เว็บ แล้ววิเคราะห์ สังเคราะห์ และเขียนขึ้นใหม่
หากคัดลอกทั้งหมด จะถูกดำเนินคดี
ตามกฎหมายจากเจ้าของลิขสิทธิ์
มีโทษทั้งจำคุกและปรับในอัตราสูง

ช่วยกันนะครับ 
ไทยกู๊ดวิวจะได้อยู่นานๆ 
ไม่ถูกปิดเสียก่อน

ขอขอบคุณในความร่วมมือครับ

อ่านรายละเอียด

ด่วน...... ขณะนี้
พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2558 
มีผลบังคับใช้แล้ว 
ขอให้นักเรียนและคุณครูที่ใช้งาน
เว็บ thaigoodview ในการส่งการบ้าน
ระมัดระวังการละเมิดลิขสิทธิ์ด้วย
อ่านรายละเอียดที่นี่ครับ

 

สมาชิกที่ออนไลน์

ขณะนี้มี สมาชิก 0 คน และ ผู้เยี่ยมชม 22 คน กำลังออนไลน์